บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นสิ่งสำคัญ ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารยังคงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ต้องมีไว้ใช้ในสำนักงาน ถึงแม้ว่ากระแสการใช้กระดาษลดน้องลง แต่เราก็ไม่สามารถปฎิเสธการใช้เอกสารบางอย่างที่ต้องเป็นกระดาษ เช่น เอกสารด้านกฎหมาย เอกสารบัญชี เอกสารอนุมัติต่างๆ ดังนั้นเรามาดูสิว่าการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบัน ควรมีหลักการอะไรบ้าง

ประโยชน์เครื่องถ่ายเอกสาร
ช่วยทำให้ประหยัดเวลา แรงงาน เพราะไม่ต้องใช้พนักงานในการพิมพ์งาน สามารถถ่ายเอกสารตามแบบที่ต้องการได้เลย และที่สำคัญยังสามารถถ่ายเอกสารเป็นแบบสีได้อีกด้วย ช่วยทำสำเนาได้อย่างสะดวกและรวดเร็วไม่จำกัดจำนวน ไม่ว่าจะทำสำเนากี่ชุดก็ตาม สามารถรองรับความต้องการได้อย่างสบายๆ เลยขั้นตอนและวิธีการใช้งานใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาฝึกฝน เพียงแค่อ่านวิธีการใช้ กดปุ่มนิดหน่อยเพียงเท่านี้ก็สามารถสร้างสำเนาเอกสารกันได้อย่างรวดเร็ว การถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนาไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ หรืออะไรก็ตามแต่ ก็จะเหมือนกับต้นฉบับเลย บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร การถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนา สามารถปรับย่อเพิ่มขนาดได้ ไม่ว่าจะเป็นขนาดไหน จะเล็กจะใหญ่ก็สามารถรองรับได้ทั้งหมด
เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้ในการถ่ายสำเนาเอกสาร โดยใช้ความร้อนหรือไฟฟ้าสถิตในการอ่านเอกสารต้นฉบับและการพิมพ์เอกสารนั้นออกมา ปัจจุบันการถ่ายเอกสารมีทั้งถ่ายแบบขาวดำและถ่ายแบบสี ผู้ใช้งานได้รับความสะดวกสบายเพิ่มขึ้น อีกทั้งในการถ่ายเอกสารยังถ่ายง่ายกว่าสมัยก่อนเนื่องจากเครื่องถ่ายในยุคปัจจุบันมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานรวมถึงเทคโนโลยีต่างๆเยอะมาก

เครื่องถ่ายเอกสาร จัดได้ว่าเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ทุกๆหน่วยงานมีความจำเป็นที่ต้องใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายเอกสาร การจัดทำสำเนาต่างๆ ทำให้การบริการงานมีความง่ายมากยิ่งขึ้น

ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวไกลทำให้เครื่องถ่ายเอกสารมีมากมายหลากหลายรุ่น ทำให้เกิดความไม่แน่ใจว่ายี่ห้อหรือแบรนด์ไหนสามารถใช้งานได้ดีกว่า เพราะหลักการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสารแทบเหมือนกันทุกยี่ห้อ ต่างกันที่ลูกเล่นและจุดเด่นของแต่ละยี่ห้อ

การใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารไม่ว่าจะแบรนด์ไหนก็ตาม จริงๆแล้วประโยชน์การใช้งานสามารถที่จะแบ่งออกได้ การใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องใช้สำนักงานที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์เป็นอย่างมากสามารถที่ช่วยสร้างสรรค์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว และตอบโจทย์ได้กับทุกความต้องการอีกด้วย

ส่วนประกอบของเครื่องถ่ายเอกสาร

1. แผงควบคุมการทำงาน คำสั่งและไฟสัญลักษณ์การำงานจะปรากฏที่บริเวณนี้
2. สเกลบอกขนาดกระดาษด้านซ้ายมือ ใช้เพื่อกำหนดขนาดของต้นฉบับที่วางบนระจกรองรับ
3. ฝาครอบกระจกรองรับต้นฉบับ ปิดฝาครอบต้นฉบับทุกครั้งที่ถ่ายเอกสาร
4. กระจกรองรับต้นฉบับ วางต้นฉับคว่ำหน้าลงที่กระจกรองรับเมื่อต้องการถ่าย
5. ถาด Bypass ใช้ในการถ่ายเอกสารลงบนแผ่น OHP, สติกเกอร์, แผ่นใส, กระดาษโปสการ์ดหรือกระดาษที่มีขนาดพิเศษ
6. ถาดกระดาษพิเศษชนิดบรรจุ 1000 แผ่น แผ่น สามารถบรรจุกระดาษได้ 1,000 แผ่น สามารถติดตั้งถาดกระดาษพิเศษนี้ได้
7. ช่องเสียบอุปกรณ์นับจำนวน ใส่อุปกรณ์นักจำนวนที่นี่
8. ฝาครอบเครื่องด้านหน้า เปิดฝาเครื่องนี้เมื่อต้องการเปิดชิ้นส่วนภายในเครื่อง
9. ถาดกระดาษขนาดบรรจุ 500 แผ่น สามารถบรรจุกระดาษได้ 500 แผ่น
10. ถาดกระดาษขนาดบรรจุ 500 แผ่น สามารถบรรจุกระดาษได้ 500 แผ่น รูปแบบเครื่องที่มีการติดตั้งชุดถ่ายเอกสาร 2 หน้าจะไม่มีถาดกระดาษนี้เพราะเนื่องจากมีชุดถาดสำหรับถ่ายเอกสาร 2 หน้าแทน
11. ชุดถ่ายเอกสาร 2 หน้า ใช้ชุดถาดกระดาษนี้การถ่ายเอกสาร 2 หน้า
12. สวิทช์เปิด/ปิดเครื่อง ใช้ในการเปิด/ปิดเครื่องและให้เครื่องอยู่ในระบบ Stand-by
13. ถาดรับสำเนา สำเนาที่ถ่ายเอกสารเสร็จแล้วจะถูกป้อนออกมาที่ถาดนี้
14.กล่องผงหมึก เปลี่ยนกล่องผงหมึกใหม่เมื่อไฟสัญลักษณ์เติมผงหมึกปรากฏหรือกระพริบ
15.ชุดความร้อน จะอบผงหมึกที่พิมพ์บนสำเนาให้แห้ง และให้ระมัดระวังอย่าสำผัสชุดความร้อนนี้เพราะเนื่องจากอาจจะร้อนมาก

การเลือกซื้อ เครื่องถ่ายเอกสาร
การเลือกซื้อ เครื่องถ่ายเอกสารนั้นขึ้นอยู่การใช้งานเป็นหลัก เนื่องจากเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละรุ่นจะมีคุณสมบัติบางอย่างที่แตกต่างกันออก ไป เช่น บางรุ่นสามารถถ่ายเอกสารได้อย่างเดียว บางรุ่นสามารถถ่ายเอกสาร
ปริ้นงาน สแกนงานได้ บางรุ่นสามารถถ่ายเอกสาร ปริ๊นงาน สแกนงาน รับ-ส่งแฟกซ์ รับ-ส่ง E-mail ได้ในเครื่องเดียวกัน ซึ่งลักษณะที่มีฟังก์ชั่นครบครันแบบนี้เรามักเรียกว่า “เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชั่น”
การเลือกซื้อ เครื่องถ่าย เอกสารนอกจากข้นอยู่กับการใช้งานแล้ว ก็ยังมีอีกหลายปัจจัยที่ผู้ซื้อจะต้องพิจารณาถึงความคุ้มค่าก่อนการตัดสิน ใจ เพราะราคา เครื่องถ่ายเอกสาร ค่อนข้างสูง อาจจะอยู่ระหว่างหลักหมื่นถึงหลักแสนบาทเลยทีเดียว และยิ่งเป็นยี่ห้อที่คุณภาพดีหน่อยราคาก็สูงตามคุณภาพ แต่ถ้าพูดถึงความคงทนและคุณภาพก็ต้องมาก่อนสมกับราคา
ในที่นี้จะขอพูดถึงหลักการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร อย่างคร่าวๆ เพื่อเป็นแนวทางสำหรับบางคนที่ยังตัดสินใจไม่ได้
คุณสมบัติและฟังก์ชั่นที่ต้องการใช้งาน เพื่อให้ตรงตามความต้องการของผู้ซื้อ
งบประมาณที่เตรียมไว้
การบริการหลังการขาย สอบถามถึงบริการหลังการขายเพราะแต่ละบริษัทมีบริการหลังการขายที่ไม่เหมือนกัน
เลือกที่คุณภาพเพื่อความคงทนและใช้งานได้ในระยะยาว
สอบถามถึงวัสดุสิ้นเปลืองและอายุการใช้งาน
ฟังก์ชั่นต่างๆ ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนจนเกินไป ปัจจุบันมีเครื่องถ่ายเอกสารที่มีหน้าจอเป็นภาษาไทยแล้ว เหมาะสำหรับคนที่ไม่ชอบใช้งานภาษาอังกฤษ
สีสันและรูปทรงสวยงาม มองแล้วสบายตาฃ
หลักเกณฑ์และข้อควรปฏิบัติในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร

การติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อให้เครื่องถ่ายเอกสารทำงานได้อย่างปลอดภัยและเหมาะสม ก่อนการติดตั้งเครื่องหรือเคลื่อนย้ายเครื่องควรปฏิบัติ ดังนี้
1. ควรติดตั้งเครื่องใกล้กับที่เสียบปลั๊กไฟ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
2. ใช้สายไฟที่ต่อเข้ากับที่เสียบปลั๊กตามขนาดที่กำหนด และควรต่อสายดินไว้เสมอ ไม่ควรต่อไฟฟ้าพ่วงกับอุปกรณ์เครื่องใช้ไฟฟ้าชนิดอื่น ๆ
3. ติดตั้งเครื่องไว้บนพื้นที่เรียบและแข็งแรง
4. ควรเลือกเนื้อที่ว่างรอบตัวเครื่อง หรือวางเครื่องให้ห่างจากฝาผนังอย่างน้อย 10 เซนติเมตร เพื่อให้มีอากาสระบายอย่างเหมาะสม และสะดวกในการดูแลและบำรุงรักษา
5. อย่าติดตั้งเครื่องในสถานที่อับหรือเปียกชื้น มีแสงแดดส่องถึงโดยตรง มีฝุ่นละออกมาก มีหารระบายของอากาศได้น้อย หรือใกล้กลับบริเวณที่มีอุณหภูมิแปรปรวน มีความชื้นสูง เช่น ใกล้กับเครื่องปรับอากาศ หรือเครื่องทำความร้อน

ข้อควรระวังในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร

1. อย่าแตะต้องหรือสัมผัสแม่พิมพ์ภาพ (Photoconduction Drum) โดยตรง เนื่องจากริ้วรอยขูดขีดต่าง ๆที่ปรากฏบนแม่พิมพ์ภาพจะทำให้สำเนาเอกสารเกิดรอยสกปรก เปรอะเปื้อนได้
2. ในพื้นที่หลอมละลายผงหมึกให้ติดแน่นบนเอกสาร (Fusing Area) จะมีความร้อนสูง ให้ระมัดระวังเมื่อต้องเปิดเครื่องและตรวจบริเวณดังกล่าว
3. ปุ่มยึดเครื่องสำหรับถาดบรรจุกระดาษสำเนา 500 แผ่น หรือ 1,000 แผ่น เมื่อมีการเคลื่อนย้ายเครื่อง ให้หมุนเกลียวปุ่มยึดเครื่องลง จนกระทั่งปุ่มดังกล่าวสัมผัสพื้น เพื่อยึดเครื่องให้ติดแน่นกับพื้น
4. เมื่อเปิดสวิตช์เครื่องทิ้งไว้ ฮีตเตอร์ของดรัมและตัวป้องกันความชื้นในเครื่องยังคงทำงานหากเกิดกรณีฉุกเฉินควรถอดปลั๊กเครื่องออก
5. ในขณะถ่ายเอกสารไม่ควรปิดสวิตช์ไฟ หรือดึงปลั๊กไฟออกจากเต้าเสียบหรือยกฝาปิดต้นฉบับขึ้น หรือเปิดฝาเครื่องด้านหน้า
6. ห้ามวางสิ่งของหรือเครื่องมือที่มีน้ำหนักบนกระจกวางต้นฉบับ
7. อย่าให้ลวดเสียบกระดาษหรือเศษโลหะอันเล็ก ๆ ตกลงในตัวเครื่อง
8. ตรวจดูคุณสมบัติของเครื่องกับกระดาษหรือวัสดุอื่นใดที่ใช้ทำสำเนาให้ถูกต้องตรงกัน เนื่องจากเครื่องบางรุ่นสามารถใช้กับกระดาษธรรมดา กระดาษถ่ายเอกสาร หรือแผ่นโปร่งใสก็ได้ แต่บางรุ่นต้องใช้กระดาษถ่ายเอกสารชนิดเดียวเท่านั้น
9. เพื่อป้องกันปัญหากระดาษซ้อนหรือกรดาษติด ควรคลี่กระดาษก่อนที่จะนำไปถ่ายเอกสารทุกครั้ง
10. ไม่ควรหยิบสำเนาเอกสารที่ถ่าย ในขณะที่นิ้วมือสกปรก เปียกชื้น หรือเปื้อนน้ำมัน เพราะจะทำให้สำเนาเอกสารเปื้อนเป็นรอย
11. หากมีควันจากเครื่อง หรือมีเสียงผิดปกติ หรือนอกตัวเครื่องร้อนเกินไปให้หยุดเครื่องทันที
12. เมื่อมีข้อความ “READY TO COPY MAINTENACE REQUIRED” ปรากฏหน้าจอแสดงว่าถึงเวลาที่จะต้องทำความสะอาดและตรวจเช็คเครื่องโดยช่างผู้ชำนาญแล้ว

การดูแลและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร

การดูแลและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารอย่างถูกวิธี จะช่วยถนอมเครื่องให้มีอายุการใช้งานยาวนาน ป้องกันการชำรุดเสียหายก่อนถึงเวลาอันสมควร ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาในการปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งแนวทางการดูแลและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารโดยทั่วไป มีดังนี้
1. ศึกษาขั้นตอนและวิธีการใช้เครื่องแต่ละชนิดจากคู่มือประจำเครื่อง
2. ตั้งเครื่องให้อยู่ในที่ที่อากาศถ่ายเทได้สะดวก ห่างไกลจากความชื้นและแสงแดด
3. หมั่นเช็ดและทำความสะอาดตัวเครื่องด้านนอกทุกวัน
4. ทำความสะอาดกระจกวางต้นฉบับและฝาปิดต้นฉบับด้านในเป็นประจำสม่ำเสมอทุกวันโดยผ้านุ่มและสะอาดเท่านั้น ถ้าสกปรกมากให้ใช้ผ้านุ่มชุบน้ำพอเปียกชื้นทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว ห้ามใช้ทินเนอร์ น้ำมันเบนซิน หรือสาละลายอื่น ๆ อย่างเด็ดขาด
5. หากมีการติดตั้งถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติ ให้ทำความสะอาดบริเวณถาดป้อนต้นฉบับอัตโนมัติด้วยผ้านุ่มสะอาด
6. หมั่นตรวจดูผงหมึกให้อยู่ในปริมาณเพียงพอที่จะถ่ายเอกสารได้ชัดเจนอยู่เสมอ เวลาเทหมึกต้องระมัดระวังอย่าให้ผงหมึกฟุ้งกระจายเข้าตัวเครื่อง
7. ใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลักจากเลิกการใช้งาน และก่อนคลุมเครื่องควรรอให้เครื่องเย็นเสียก่อนจึงทำการคลุมเครื่อง ทั้งนี้เพื่อป้องกันฝุ่นละอองและความชื้น
8. ขณะเครื่องกำลังทำงาน ห้ามหมุนหน้าปัดเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารโดยเด็ดขาด และควรเลือกอัตราส่วนการถ่ายเอกสารอย่างช้า ๆ ก่อนกดปุ่ม Start
9. ระมัดระวังเกี่ยวกับสายไฟ ปลั๊กไฟที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร เมือเลิกใช้เครื่องให้ปิดสวิตซ์และถอดปลั๊กไฟให้เรียบร้อย
10. ไม่ควรเปิด-ปิดเครื่องถ่ายเอกสารบ่อย ๆ
11. ควรจัดทำประวัติการใช้งานการซ่อมแซมและบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารให้ละเอียด
12. ถ้าเครื่องมีปัญหาติดขัดไม่สามารถใช้งานได้ ควรเรียกช่างผู้ชำนาญมาทำการตรวจซ่อม ห้ามทำการซ่อมเองโดยเด็ดขาด
13. เมื่อมีข้อความ “READY TO COPY. MAINTENCE REQUISED” ปรากฏแสดงว่า ถึงเวลาต้องทำความสะอาดและตรวจเช็ค หรือให้ติดต่อช่างผู้ชำนาญ